Zu spat bezahlte Rechnungen sind fur Freelancer und Selbstandige ein chronisches Problem. Eine Studie zeigt, dass in der Schweiz durchschnittlich 25% der B2B-Rechnungen zu spat bezahlt werden. Ein professionelles Mahnwesen schutzt deinen Cashflow und deine Geschaftsbeziehungen.

Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du von der freundlichen Zahlungserinnerung bis zur formellen Betreibung vorgehst - ohne Kundschaft zu verlieren.

Stufe 1: Zahlungserinnerung

Die Zahlungserinnerung ist der erste, freundliche Kontakt nach Ablauf der Zahlungsfrist. In der Schweiz ist es ublich, 3-7 Tage nach Ablauf der Frist eine Erinnerung zu senden - noch ohne Vorwurfe, nur als Hinweis.

"Sehr geehrte Damen und Herren,"

"Wir mochten Sie freundlich daran erinnern, dass die Rechnung Nr. 2026-0023 vom 01.03.2026 uber CHF 1'500.00 am 31.03.2026 fallig war. Falls die Zahlung zwischenzeitlich erfolgt ist, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstands los."

"Bitte uberweisen Sie den offenen Betrag bis zum [Datum + 7 Tage] auf unser Konto. Bei Fragen stehen wir gerne zur Verfugung."

Ton: Professionell, freundlich, ohne Druck. Kundschaft macht haufig einfach Fehler oder vergisst - kein Grund fur Arger im ersten Schritt.

Stufe 2: Formelle Mahnung

Wenn die Zahlungserinnerung keine Reaktion bringt (nach weiteren 10-14 Tagen), folgt die formelle Mahnung. Jetzt ist ein klarer, bestimmter Ton angebracht:

"Betreff: Mahnung 1 - Rechnung Nr. 2026-0023"

"Die obgenannte Rechnung ist trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] bis heute unbezahlt geblieben."

"Wir setzen Ihnen eine Nachfrist bis zum [Datum + 10 Tage] und machen Sie auf die anfallenden Verzugszinsen von 5% p.a. aufmerksam."

"Bei weiterem Zahlungsausstand sehen wir uns gezwungen, rechtliche Schritte einzuleiten."

Verzugszinsen: Ab Falligkeitsdatum kannst du 5% p.a. verlangen (OR Art. 104). Berechne den Zinsbetrag pro Tag und fuge ihn zur Mahnung hinzu.

Stufe 3: Betreibung einleiten

Wenn auch die formelle Mahnung keine Zahlung bringt, ist die Betreibung nach SchKG (Schuldbetreibungs- und Konkursgesetz) der nachste Schritt. Du kannst dies direkt beim zustandigen Betreibungsamt einleiten - kein Anwalt notwendig.

Ablauf:

Betreibungsbegehren beim Betreibungsamt am Wohnort des Schuldners stellen

Das Amt stellt den Zahlungsbefehl zu (Gebuhr ca. CHF 25-50)

Schuldner kann Rechtsvorschlag erheben (Einsprache)

Bei Rechtsvorschlag: Klage beim Gericht zur Rechtsoffnung notwendig

Bei keinem Rechtsvorschlag: Pfandung beantragen

Fur kleinere Betrage (unter CHF 30'000) ist das Schlichtungsverfahren vor dem Friedensrichter kostenlos und oft effektiv.

Praventiv: Zahlungsausfalle vermeiden

Besser als Mahnungen: Zahlungsausfalle von vornherein reduzieren. Bewahnte Strategien:

Vorauszahlung oder Anzahlung fur neue Kunden (20-50% des Projektbetrags)

Kurze Zahlungsfristen (14 statt 30 Tage) mit Skonto-Anreiz

Klare schriftliche Auftragsbestatigung vor Projektstart

Bei grosseren Projekten: Meilensteinzahlungen

Betreibungsauskunft bei grossen Neukunden einholen

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