Eine Rechnung ist falsch ausgestellt, ein Auftrag fallt weg, oder dein Kunde beanstandet den Betrag. In all diesen Fallen musst du eine Rechnung stornieren oder korrigieren. In der Schweiz gibt es dafur klare buchhalterische und steuerliche Regeln - vor allem wenn du MWST-pflichtig bist.

Dieser Leitfaden erklart den Unterschied zwischen Stornierung, Gutschrift und Korrekturrechnung und zeigt, wie du im jeweiligen Fall vorgehen solltest.

Rechnung stornieren: Wann und wie?

Eine Rechnung zu "loschen" ist in der Buchfuhrung nicht moglich - einmal ausgestellte Rechnungen bleiben im System. Stattdessen wird eine Stornierung durch eine Gutschrift (auch Kreditnota oder Stornorechnung genannt) vorgenommen, die die ursprungliche Rechnung aufhebt.

Eine Stornierung ist notwendig wenn: Die Rechnung an den falschen Kunden ausgestellt wurde, der Betrag komplett falsch ist, die Leistung nicht erbracht wird/wurde, oder ein Fehler in den Pflichtangaben vorliegt (z.B. falsche MWST-Nummer).

Wichtig: Storniere eine Rechnung nur wenn sie noch nicht bezahlt wurde. Wenn bereits bezahlt wurde, stelle eine Gutschrift aus und verrechne oder erstatten den Betrag.

Gutschrift richtig ausstellen

Eine Gutschrift ist im Grunde eine "negative Rechnung": Sie weist einen negativen Betrag aus und hebt damit die ursprungliche Rechnung buchhalterisch auf. Eine korrekte Gutschrift enthalt:

Eindeutige Gutschriften-Nummer (z.B. GS-2026-0001)

Verweis auf die ursprungliche Rechnungsnummer: "Gutschrift zu Rechnung 2026-0023"

Denselben Betrag wie die Originalrechnung (mit negativem Vorzeichen)

Bei MWST-pflichtigen: Dieselbe MWST-Nummer und denselben Steuersatz

Datum und Unterschrift (oder digitale Signatur)

Die Gutschrift wird dem Kunden zugestellt. Er kann sie mit einer anderen Rechnung verrechnen oder du erstattest den Betrag.

Korrekturrechnung: Bei teilweisen Fehlern

Wenn nicht die gesamte Rechnung falsch ist, sondern nur ein Teil (z.B. falscher Betrag bei einer Position), gibt es zwei Optionen: Entweder die vollstandige Stornierung und Neuausstellung der Rechnung, oder eine Korrekturrechnung, die nur den Differenzbetrag enthalt.

In der Praxis ist die Variante "Stornieren und neu ausstellen" einfacher und fehlerunanfalliger. Du stellst eine Gutschrift in Hohe der Originalrechnung aus, dann eine neue Rechnung mit den korrekten Angaben. Beide Dokumente haben neue Nummern und verweisen aufeinander.

MWST-Pflicht: Besonderheiten bei Stornierungen

Wenn du MWST-pflichtig bist, hat jede Stornierung MWST-Auswirkungen. Du hast die MWST bereits in deiner Abrechnung deklariert und an die ESTV abgeliefert (oder dies wird fallig). Durch die Gutschrift andert sich die Steuerschuld - die zu viel bezahlte MWST kann in der nachsten Abrechnungsperiode verrechnet werden.

Fuhre daher immer eine Korrespondenz zwischen Original-Rechnung und Gutschrift in deiner Buchhaltung. Dein Treuhander muss im Jahresabschluss und bei MWST-Abrechnungen beide Dokumente sehen.

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