Als Freelancer oder Einzelfirma stellst du oft ahnliche Rechnungen: gleiche Leistungen, gleiche Kunden, gleiche Preise - aber du tippst jedes Mal alles von Hand. Das kostet Zeit und erhoht das Fehlerrisiko. Mit den richtigen Tools kann eine Rechnung in unter einer Minute erstellt sein.
Dieser Leitfaden zeigt, wie du mit Kundenstammdaten und gespeicherten Produktpositionen deinen Rechnungsprozess radikal vereinfachst.
Warum Kunden und Produkte speichern?
Jedes Mal, wenn du Kundendaten (Name, Adresse, UID) und Leistungspositionen (Bezeichnung, Preis, MWST-Satz) neu eintippst, bringst du drei Probleme mit: Zeitverlust, Tippfehler und Inkonsistenz. Eine Rechnung an denselben Kunden, die einmal "Muster AG, Bahnhofstrasse 1" und ein anderes Mal "Muster AG, Bahnhofstr. 1" lautet, wirkt unprofessionell.
Mit einem Rechnungstool, das Kunden- und Produktstammdaten speichert, tippst du nur einmal. Danach wahlen und klicken - fertig. Fur Freelancer, die regelmassig an denselben 5-10 Kunden fakturieren, spare das locker 80% der Erstellungszeit.
Kundenstammdaten richtig pflegen
Folgende Kundendaten solltest du einmalig erfassen und fur spatere Rechnungen wiederverwenden:
Offizieller Firmenname (exakt wie im Handelsregister)
Vollstandige Lieferadresse inkl. Land
UID-Nummer (fur B2B in der Schweiz)
Rechnungsempfanger (Name, ggf. abweichend von Firmenadresse)
Standardzahlungsfrist fur diesen Kunden
Interne Referenz oder Kostenstelle (falls der Kunde das benotigt)
In rechnungqr.ch kannst du unter "Kunden" alle Empfanger anlegen. Bei der nachsten Rechnung wahle den Kunden aus dem Dropdown - alle Felder sind sofort ausgefullt.
Produktpositionen und Leistungen speichern
Ebenso wichtig: deine Standard-Leistungspositionen. Wenn du als Webdesigner standardisierte Pakete anbietest oder als Berater nach Stundenansatz abrechnest, lohnt es sich, diese Positionen als Vorlagen zu speichern.
Bezeichnung: Klar und beschreibend (z.B. "Beratung Strategie", "Webdesign Paket S")
Einheit: Stunde, Tag, Pauschal, Stuck etc.
Standardpreis: Als Ausgangsbasis, anpassbar je Rechnung
MWST-Satz: Korrekt fur diese Leistungsart hinterlegen
In rechnungqr.ch unter "Produkte" einmal anlegen. Beim Erstellen einer Rechnung einfach per Klick erganzen - Preis und MWST werden automatisch ubernommen.
Rechnungsvorlagen und Wiederkehrende Rechnungen
Wenn du monatlich dieselbe Rechnung stellst - z.B. fur ein Retainer-Mandat oder ein Wartungsabo - ist eine Vorlage noch effizienter als einzelne Positionen. Du speicherst die Rechnung als Entwurf und kopierst sie monatlich, andern nur das Datum und die Rechnungsnummer.
Profi-Tipp: Numeriere deine Rechnungen jahrlich fortlaufend (z.B. 2026-0001, 2026-0002). Das erleichtert die Buchhaltung und die Zuordnung bei Zahlungseingang erheblich.
Zeit sparen durch optimierten Workflow
Mit gespeicherten Kunden, Produkten und einer klaren Nummerierungslogik sieht ein effizienter Rechnungsworkflow so aus: Neue Rechnung anlegen, Kunden auswahlen (2 Sek.), Positionen hinzufugen (5 Sek. pro Position), Datum und Zahlungsfrist anpassen (5 Sek.), PDF herunterladen und per E-Mail versenden.
Total: Unter 2 Minuten fur eine vollstandige, SIX-konforme QR-Rechnung. Das ist realistisch und zeigt, warum das richtige Tool einen echten Unterschied fur deinen Arbeitsalltag macht.
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